Office Manager Expérimenté(e)

IGENIUM :

Créé en 2018 avec la volonté de fournir un service d’ingénierie innovant et collaboratif, Igenium est dédié à la création d’une industrie meilleure pour nourrir mieux et préserver durablement le monde et les générations à venir. Notre domaine de compétences s’étend aux industries :

• Alimentaire
• Cosmétique
• Pharmaceutique
• Chimique

La confiance, la collaboration, la passion, la qualité, le libre-arbitre et l’éco-conscience sont des valeurs qui nous tiennent à cœur et qui animent nos équipes et nos clients. Notre vision innovante  et  collaborative  permet  à  nos  équipes, aux processus  et  services que  nous proposons de s’améliorer en continu, pour toujours offrir des  conseils professionnels sur-mesure et des solutions d’ingénierie de qualité.

Nous sommes aujourd’hui la recherche d’un(e) office manager pour notre futur bureau basé à Mulhouse (68) en France avec disponibilités immédiate.

Rattachement hiérarchique :

Direction générale France / Suisse

Qu’est-ce qu’un Office Manager ?

Le métier d’office manager n’est pas encore très répandu en France. Ce terme nous vient tout droit des pays anglo-saxons il y a environ une décennie. Ainsi, de par ses fonctions, le poste est souvent confondu avec celui d’assistant(e) de direction. Par ailleurs, l’OM est rattaché(e) au directeur général. Au sein d’Igenium, l’office manager occupera un poste polyvalent. Il/elle est chargé(e) d’assister son supérieur hiérarchique sur certaines de ses fonctions, afin de permettre à ce dernier de se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son poste. Au quotidien, il/elle est responsable du bon fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s’occupant de toute la gestion administrative.

Missions Principales :

L’office manager évolue généralement dans un environnement Startup agile. Là, ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. L’OM doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :

• Gestion de l’assistanat du dirigeant
  La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il/elle est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu’effectuer le travail administratif des différents services.
• Transmission des informations
  Il revient à l’OM de gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il/elle doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il/elle élabore et présente également des rapports et des bilans.
• Gérer les ressources financières et logistiques
  l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi. Il/elle s’occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il/elle lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.
• Communication Interne et externe
  L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il/elle gère également la communication externe. Il/elle est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…
• Gérer le temps présentiel et les ressources des équipes de travail et les motiver
• Assurer la planification et la répartition des tâches.
• Gestion et suivi des demandes de primes et/ou aides à l’embauche
• Saisies de contrat d’apprentissage et ou pro et leur suivi
• Gestion des NDF
• Gestion du courrier entrants et sortants
• Gestion et suivi du parc infra/téléphonie et véhicules
• Relations avec les partenaires et fournisseurs (suivi et ou renégo)
• Reporting opérationnel et financier hebdomadaire
• Création & qualification des entités sur l’ERP sur demandes ou spontanées
• Création des lead sur demandes
• Gestion du process de préparation de facturation avec les chefs de projets
• Relations avec les fournisseurs et paiements des factures
• Relances clients et réponse à leurs demandes et/ou à leur cabinet comptable
• Gestion de la préqualification de la tva pour le service comptable (Gestion rassemblement des pièces pour CA, charges fss, Ndf, CB, lettrages écritures bancaires etc
• Aide aux situ et bilan pour le service comptable (rassemblement des informations et pièces etc)

Compétences :

L’office manager doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft. Un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…), est également requis pour cette fonction. Et à l’instar des assistants de direction, il/elle pourra souvent être demandé à l’OM de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères, principalement en anglais et/ou allemand. La langue anglaise n’est pas seulement un atout, elle est une exigence.

• Excellente maîtrise des techniques de gestion de projet et du management d’équipes
• Analyse des besoins
• Bonnes connaissances en gestion financière.
• Maîtrise du pack office
• Une parfaite maîtrise de l’Anglais, le Français et l’Allemand est un plus

Qualités personnelles & savoir être :

La première qualité est une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. L’office manager est, au quotidien, le support de toutes les équipes. Il/elle doit faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires qu’il/elle leur aura fournies lui-même.

L’OM doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles. Il/elle doit être capable de s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs, même si ces derniers présentent des personnalités différentes. La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation.

Polyvalence et autonomie sont également indispensables. Le sens de l’écoute et la discrétion vont de pair dans cette fonction. L’office manager est le relais entre les salariés et les managers. Il/elle est sollicité(e)sur des questions de finance, de services généraux, de ressources humaines, d’événementiel ou de management. Débrouillardise, bon sens et dynamisme sont des qualités personnelles requises pour être un(e) bon(ne) office manager. La personne doit être prête à délester son supérieur hiérarchique d’un poids non négligeable, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de l’entreprise et la bonne diffusion des informations. Son bon sens lui permet de prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions adéquates devant un éventuel problème. Et enfin, et non la moindre des qualités requises pour devenir OM : la curiosité, la soif d’apprendre. Dans un environnement de travail qu’il/elle doit rendre le plus agréable possible, il/elle évolue dans un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Il/elle est tenu(e) d’apprendre tous les jours, de s’enquérir des nouvelles méthodes et techniques, de s’enrichir sur tous les plans liés à son travail et de s’améliorer constamment.

• Bienveillance
• Sociabilité
• Aptitudes organisationnelles et communicationnelles.
• Avoir le sens des priorités
• Capacité de synthèse
• A l’écoute
• Aisance relationnelle
• Polyvalent(e) et organisé(e)
• Esprit de rigueur et de précision
• Capacité d’être autonome
• Ayant de la prestance, bon sens relationnel
• Sachant gérer le temps et le respecter
• Diplomate et intransigeant
• Sens de l’analyse
• Esprit d’équipe
• Fermeté mais non péremptoires dans certaines directives pour la bonne marche de la vie en « communauté »